※ご利用のバージョンやご契約によって、利用可能な機能、画面、動作が異なる場合がございます。予めご了承ください。
- 帳簿書類管理とは
- 利用イメージ
- 権限について
- 代理取り込み設定について
- 書類種類設定について
-
制限・アラート設定について
画像登録時アラート／ 申請時アラート／ タイムスタンプ／ ファイルアップロード／ 解像度判定／ 書類種類／ 備考／ 日付（取引日）／ 発行元（取引先）／ 合計金額（取引金額） - 一覧について
- アラート一覧について
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帳簿書類管理は、会計管理アプリで請求書・領収書の管理をWeb上で行うためのアプリケーションです。
請求書・領収書ファイルのアップロードや、アップロードされたファイルを管理できます。
経費・債権債務などの経費系アプリか帳簿書類をご契約頂いており、帳簿書類管理のライセンスが付与されている場合に表示されます。
- 帳簿書類管理に証憑をアップロードします。
PC、スマホの両方から操作可能です。
▼▼▼▼▼PC画面▼▼▼▼▼
▼▼▼▼▼スマホ画面▼▼▼▼▼
タイムスタンプオプションをご契約されている場合は、タイムスタンプを付与します。
※詳細はこちら - 「1」の書類を添付して申請します。
申請は帳簿書類管理の「証憑を添付して申請」から行うか、
ワークフロー＞新規文書から対象の申請を開き、明細行の「証」から証憑を選択します。 - 経理担当者等が証憑と申請内容を確認・承認等を行います。
※電子帳簿保存法の対応についての詳細はこちらをご参照ください。
※帳簿書類管理アプリの操作詳細についてはマニュアルおよびスタートアップガイドをご参照ください。
■システム運用設定＞アクセス権管理
◇管理権限
帳簿書類管理上の全操作（全データの閲覧、帳簿書類管理＞管理の設定等）が可能です。
◇上長権限
現在は利用していません（一般権限と同様となります）
◇一般権限
「帳簿書類管理」を利用する事が可能です。
■帳簿書類管理＞管理＞権限設定
◇「一覧」の上長
所属部署配下のユーザーの証憑の参照が可能です。
また、タイムスタンプオプションを契約されている場合は、閲覧可能な証憑のタイムスタンプの付与も可能となります。
◇「一覧」の全社
全社の証憑の参照が可能です。
◇「アラート一覧」の利用
本人の画像登録時アラートの確認・登録が可能です。
◇「アラート一覧」の経理
全社の申請時アラートが確認・登録が可能です。
※ アラート画面の経理権限を付与するには、一覧画面の全社権限が必要です。
※経理権限ユーザーに表示されるのは、本人のアラート及び「申請時アラート」です。
※操作範囲の詳細については「帳簿書類管理の機能強化について」をご参照ください。
代理取込設定をする事で、下記が可能となります。
▼自分がアップロード、または「受領者」の書類
「受領者」を設定部門ユーザーに変更が可能になります。
※他ユーザーの書類をアップロードをする運用の場合には設定が必要です
▼設定部門ユーザーがアップロード、または「受領者」の書類
照会と画像ダウンロードが可能になります。※タイムスタンプオプション契約時は、「タイムスタンプ付与」も可能です。
※編集(画像改訂、削除、内容変更)を行う事はできません。
「帳簿書類管理」アプリケーションで管理する書類種類を追加する事が可能です。
※ManageOZO3 3.30.2のバージョンにて機能追加あり。詳細は「帳簿書類管理の機能強化について」をご参照ください。
書類種類はファイルアップロード時の選択画面等に表示されます。
書類に「書類種類」を指定する事で、検索条件に利用いただけます。
※上記画面はご購入いただいたライセンスおよびご利用のバージョンにより、表示が異なります。
画像登録時に、同じ画像が登録されていないかを確認し、画像登録後に「アラート一覧」にアラートを表示します。（本人にのみ表示）
チェック項目は、日付、合計金額、発行元（任意）、電話番号（任意）です。
チェック対象は入力値、OCR値から選択できます。
※OCR値は領収書AI-OCRオプション契約時のみ
申請時に同じ画像が添付されて申請されていないかを確認し、申請後に「アラート一覧」にアラートを表示します。
チェック項目は、日付、合計金額、発行元（任意）、電話番号（任意）です。
チェック対象は入力値、OCR値から選択できます。
※OCR値は領収書AI-OCRオプション契約時のみ
付与の有無をチェックする（付与されてない場合、申請書への添付を制限する）
タイムスタンプが付与されていない場合は、該当の証憑を申請に添付する事ができなくなります。
※ワークフロー＞新規文書から申請する場合は、タイムスタンプ未付与の証憑は表示されません。
※証憑を添付して申請から申請する場合は、「タイムスタンプが未付与の為、申請書への添付はできません。」と表示されます。
付与の有無をチェックする（付与されてない場合、アラートを表示する）
証憑にタイムスタンプが付与されていない場合は、申請後にアラートが表示されます。
アラートは、帳簿書類管理＞「アラート一覧」および
申請明細の「証」部分に「！」アイコンが表示され、ポインタをかざすことで確認可能です。
添付した申請書の明細日付とタイムスタンプ付与の期間が設定日数を超過している場合、アラートを表示する
申請書の明細日付と
タイムスタンプ付与日を比較し
設定日数を超過している場合に、申請後にアラートが表示されます。
アラートは、帳簿書類管理＞「アラート一覧」（本人にのみ表示）および
申請明細の「証」部分に「！」アイコンが表示され、ポインタをかざすことで確認可能です。
添付した申請書の明細日付と画像アップロードの期間が設定日数を超過している場合、アラートを表示する
申請書の明細日付と
ファイルの「登録日時」を比較し
ファイルのアップロードの期間が設定日数を超過している場合に、申請後にアラートが表示されます。
アラートは、帳簿書類管理＞「アラート一覧」（本人にのみ表示）および
申請明細の「証」部分に「！」アイコンが表示され、ポインタをかざすことで確認可能です。
解像度が「NG」の場合、アラートを表示します
アラートは、帳簿書類管理＞「アラート一覧」および
申請明細の「証」部分に「！」アイコンが表示され、ポインタをかざすことで確認可能です。
※解像度の機能は、Manageozo3 3.30.2で変更有。詳細についてはこちら
「書類種類」の項目が未選択の場合に、申請への添付を制御します
「備考」の項目が未選択の場合に、申請への添付を制御します
「日付(取引日)」の項目が未入力の場合に、申請への添付を制御します
「発行元(取引先)」の項目が未入力の場合に、申請への添付を制御します
「合計金額(取引金額)」の項目が未入力の場合に、申請への添付を制御します
「一覧」でファイルのアップロードやタイムスタンプの付与等を行います。
※権限により、表示が異なります。
※詳細はこちら
帳簿書類管理＞管理＞制限・アラート設定の設定により発生したアラートの参照・確認を行います。
※詳細はこちら
本記事は、MamnageOZO3 3.25.0時点の仕様をもとに記載しております。
バージョンにより動作が異なることがございますので、予めご了承ください。
マニュアルについて
帳簿書類管理のマニュアルはこちら
ファイルの削除について
帳簿書類管理にアップロードしたファイルの削除をしても、帳簿書類管理上からは削除されません。（証憑として使用不可となります）
オプションについて
タイムスタンプオプションおよびAI-OCRオプションは別途ご契約が必要です。
ご興味がございましたらManageサポートまでご連絡ください。
1証憑複数明細対応について
ManageOZO3 3.25.2のバージョンにて対応機能がリリースされております。
詳細はこちらをご参照ください。
ファイルの保護やパスワードがかかっている場合、ファイルのアップロードができない、AI-OCRの読み取りができない等の問題が発生する場合があります。
PDFファイルのアップロード時に問題が発生した場合は、対象のファイルが保護されていないかをご確認ください。