【勤怠/有給休暇】有休付与日の変更手順

勤怠を稼働後、運用変更に伴い、有休付与日を変更されるケースがあります。
当製品の有休は付与日を基準とした年度ごとに管理している関係上、付与日を変更しても付与数や繰越数の更新はされないため、手動で更新作業が必要となります。
本記事では、有休付与日を変更する際の手順について記載します。

付与日の変更

1. 勤怠運用設定＞休暇設定＞有休付与設定　にて、変更後の有休付与設定を作成します
2. 勤怠運用設定＞ユーザー別設定　にてユーザーごとに「1」で作成した有休付与区分に変更して登録します（CSVで一括変更はできません）

残数更新の基本の流れ

1ユーザーごとに画面を確認しながら更新作業をする場合

1. 勤怠運用設定＞休暇設定＞付与日数照会　にて、有休が付与されている中で一番古い付与年度を開き、「登録」ボタンを押下します
2. 勤怠管理＞休暇管理＞休暇別詳細　にて「1」で更新した年度の繰越数を確認します
   「残」の「詳」アイコンにカーソルを合わせてご確認いただけます
3. 勤怠運用設定＞休暇設定＞付与日数照会　にて「1」の次の年度を開き、「2」で確認した繰越数を「繰越」に付与します
   ※その年度で有効期限が切れていないものを付与します
   ※CSVダウンロードとアップロードをご利用いただけます
4. 勤怠管理＞休暇管理＞休暇別詳細　にて「3」の年度を開き、「3」で付与した繰り越し分が反映されていることを確認します
5. 最新の年度まで「2」～「4」を繰り返します

具体的な操作（画面操作）へジャンプ

複数ユーザーをまとめて更新作業をする場合

1. 勤怠運用設定＞休暇設定＞付与日数照会　にて、有休が付与されている中で一番古い付与年度を開き、画面下部の「CSVダウンロード」を押下します
2. 勤怠運用設定＞休暇設定＞付与日数登録　にて、「1」でダウンロードしたCSVをアップロードします。（内容の変更は不要です）
3. 勤怠管理＞休暇管理＞休暇別詳細　で「2」で更新した年度の繰越数を確認します
   「残」の「詳」アイコンにカーソルを合わせてご確認いただけます
4. 勤怠運用設定＞休暇設定＞付与日数照会　にて、「3」の年度を開き、画面下部の「CSVダウンロード」を押下します
5. 「4」でダウンロードしたCSVを開き、「3」で確認した残数を繰越欄に入力します
   ※その年度で有効期限が切れていないものを付与します
   ※変更がないユーザーも、データはそのまま残します
6. 勤怠運用設定＞休暇設定＞付与日数登録　にて、「5」で変更したCSVをアップロードします
7. 勤怠管理＞休暇管理＞休暇別詳細　で「6」の年度を開き、「6」で付与した繰り越し分が反映されていることを確認します
8. 最新の年度まで、「3」～「7」を繰り返します

具体的な操作（画面操作）

例）当製品の稼働が2022年で、付与日を4/1から入社日基準に変更し、変更後の付与日が2/1となる場合

1. 有休付与設定を作成します
   有休の残数によっては最大で3年分の有休が1年度内に繰り越される可能性もあるため、必要に応じて「最高繰越日数」と「付与日数限度」を変更しておきます
   
   ※上記は1年間の新規付与の最大が20日の場合の例です。20日以上付与されている場合は、付与数に応じて変更してください
2. ユーザー別設定で、有休付与区分を変更して登録します
   
3. 付与日数照会で有休の「期間」が変わっていることを確認します
   
4. 「3」を確認後、付与されている中で一番古い年度（今回は2022年度）で「登録」を押下します
   ※付与数等の変更は不要です
   
5. 休暇管理画面にて、「4」で更新した年度（今回は2022年度）を開き、「詳」にカーソルを合わせて繰越数を確認します
   
6. 【補足】この時点で勤怠管理＞休暇管理を開くと、休暇履歴に不正な行が表示されていることがありますが、こちらは年度の期間がずれたことにより発生する現象です。「7」以降の操作を実施する事で正常な表示となります
7. 付与日数照会で「5」の次の年度（今回は2023年度）を開き、「5」で確認した繰越数を登録します
   （変更がない場合も、登録を押下してください）
   
8. 休暇管理画面にて、「7」で更新した年度（今回は2023年度）を開き、「詳」にカーソルを合わせて繰越数を確認します
   
9. 付与日数照会で「8」の次の年度（今回は2024年度）を開き、「8」で確認した繰越数を登録します
   （変更がない場合も、登録を押下してください）
   
10. 休暇管理画面にて、「9」で更新した年度（今回は2024年度）を開き、残数や休暇履歴の表示が正しい状態になっていることを確認してください
    
    ※「期限切れ」には、対象年度内の途中で期限が切れた有休日数が表示されます。

補足情報

 複数ユーザーをまとめて更新作業をする場合
CSVでまとめて更新作業をされる場合も、最初に数名「画面を確認しながら更新作業をする場合」の操作を実施いただくのがお勧めです。作業内容や結果の確認、イメージがしやすくなります。
 仮付与がされている場合
変更タイミングによっては、すでに翌年度の有休が仮付与されている場合がありますので、必要に応じて付与日を変更するなどで対応ください。

注意点

 作業内容について
本記事に記載した作業は一般的な設定および運用を元に記載しております。設定内容、運用によっては、本作業を実施しても想定と異なる結果になる場合もございますので、あらかじめご了承ください。
 残数について
繰越数や残数の正否についてはお客様にてご確認ください。