電子取引における電子データ保存の義務化の宥恕期間が2023年12月31日をもって終了するため、2024年1月からは全事業者で対応が必要となります。
電子取引とは、「取引情報の授与を電磁的方法により行う取引」のことを指します。
当製品では、以下の取引情報の授与を電磁的方法により行った場合、電子取引とみなしています。
- 電子メールによる請求書等の授与
- クラウドサービスを利用した請求書等の授受
- ホームページからダウンロードした請求書や領収書等
- クレジットカードや交通系ICカードの利用明細データ
- スマートフォンアプリなどによる電子決済データ
・・・・など
電子取引の保存要件として、「真実性の確保」と「可視性の確保」の二つの要件を満たす必要があります。
| 要件項目 | 要件概要 |
当製品 の対応 |
|
|---|---|---|---|
|
真実性 の確保 |
タイムスタンプが付された後、取引情報の授受を行う。 | ※ | |
|
取引情報の授受後、速やかにタイムスタンプを付すとともに、保存を行う者または監視者に関する情報を確認できるようにする |
|||
|
訂正・削除を確認できるシステム、または訂正・削除を行うことが出来ないシステムで取引情報の授受および保存を行う |
※ | ||
|
訂正・削除の防止に関する「事務処理規定（国税庁のサイトにリンクされます）」を定め、それに沿った運用を行う ※事務処理規定の記載内容に関するご相談は弊社では受け付けておりません。恐れ入りますが、顧問税理士や会計士、また国税庁にお問い合わせいただけますようお願いいたします。 |
|||
|
可視性 の確保 |
保存場所に子計算機（パソコン等）・プログラム・ディスプレイ・プリンタ及びこれら操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく |
※ | |
| 電子計算機処理システムの概要書を添えつける | 本記事、マニュアル等 | ||
|
検索機能 の確保 |
取引年月日その他日付・取引金額・取引先について検索できる |
※ | |
|
日付または金額の範囲指定により検索できる |
※ | ||
|
二つ以上の任意の記録項目を組み合わせた条件により検索できる |
※ | ||
当製品では「帳簿書類管理」アプリを利用いただく事で、真実性および可視性を確保しております。※JIIMA認証取得済み
真実性の確保
- タイムスタンプ（オプション）
当製品ではアマノ株式会社が提供するタイムスタンプを利用します。
画像登録(アップロード)された電子証憑にタイムスタンプ付与をすることが可能です。
※詳細 - バージョン管理
当製品では証憑改定時には改定前のファイルは版管理されます。
また、削除は論理削除となり、物理削除はされません。 - 保存上の措置
クラウド：電子証憑ファイルをクラウド上にアップロード。その際、ユーザーはアップロードされたファイルを更新（物理的な改訂・削除）することは出来ません。※タイムスタンプレス可能
パッケージ：電子証憑ファイルの保存方法に関する社内規定を設けるか、タイムスタンプの導入を行う必要があります。
- 電子証憑、検索結果の印刷・表示
アップロードした電子証憑データはアップロード時の解像度・画像サイズのままダウンロードが可能です。（画像アプリやPDFアプリを利用いただきます）
[PDF]ダウンロードファイルの表示・印刷手順 ※Adobe Readerの手順
Adobe ReaderでPDFを開きます。
表示 ： ズームの倍率指定で表示の拡大・縮小が可能です。全体表示に関しては、ページ表示の「単一ページの表示」で表示が可能です。
印刷 ： 印刷機能で、用紙サイズに合わせて「カスタム倍率」をしていすることで拡大・縮小印刷が可能です。 等倍サイズでの印刷は、“実際のサイズ”を選択してください。
[画像]ダウンロードファイルの表示・印刷手順 ※「フォト」(Windows標準)アプリ の手順
フォトアプリで画像を開きます。
表示 ： ズームボタン押下で表示の拡大・縮小が可能です。全体表示に関しては、ウィンドウのサイズに合わせて大きさ変更で表示が可能です。
印刷 ： 印刷時に用紙サイズ・自動調整を指定し、印刷を実行する。
全体を印刷する場合は、自動調整で「縮小して全体を印刷する」を指定してください。
検索結果⼀覧を印刷する場合は、CSV形式で検索結果をダウンロードし、CSVファイルを印刷します。 - 検索機能の確保
登録された帳簿書類データは取引⽇、⾦額や取引先などの条件で検索することが可能です。
複数条件を組み合わせて範囲・ブランク検索も可能です。
検索範囲は論理削除済みの書類、過去版も含むすべての書類が該当します。
※AND条件で検索されます。
画像を拡大する
また、詳細検索機能によって、勘定科目や自社で追加した項目などを条件に、より詳細な項目での検索が可能です。
※AND条件で検索されます
帳簿書類管理を利用した運用の全体像
画像を拡大する
運用例①書類の受領者が電子取引データを取り込む
経費の実費精算で、経費使用者本人が電子取引データをアップロードし、記載事項の入力とタイムスタンプを付与するフローです。
経費の実費精算で、経費使用者本人が精算データは入力し申請するものの、信憑である領収書等を経理など別の方に提出し、別の方が取り込みを行うフローです。
- アクセス権
システム運用設定＞アクセス権管理＞アプリケーションにて帳簿書類管理のアクセス権を付与します。管理権限：帳簿書類管理＞管理を設定できます。また、すべての帳簿の検索が可能です。
上長権限：※設定不要です。
一般権限：自分がアップロードしたもののみ検索可能です。
※一般権限の操作範囲は後述する権限設定等の設定で変動します。操作範囲詳細については「操作範囲について」をご参照ください -
ライセンス管理
帳簿書類管理を利用するユーザーは、ライセンス管理＞ライセンス付与にて帳簿書類管理のライセンスを「あり」にします - アプリ連携設定
会計運用設定＞管理＞アプリ連携設定＞連携設定で「帳簿書類管理」に「帳簿書類管理」を選択して登録します。
この設定をする事で、帳簿書類管理でアップロードした証憑を経費系の申請の明細行に紐付け可能となります。
- 代理取込設定
「運用例２」のように、他者の証憑の代理取込をする場合に設定します。
代理取込に設定されたユーザーは、対象グループに所属するユーザーの代わりに証憑をアップロードしたり、そのグループに所属するユーザーがアップロードした証憑の検索が可能となります。
※代理取込設定をした際の操作範囲詳細については「操作範囲について」をご参照ください。 - 書類種類設定
当製品でスキャナ保存についても運用している場合は、電子取引とスキャナ保存の書類種類を分ける事で、スキャナ保存は解像度のチェックをする、電子取引はしないという運用が可能です。
解像度のチェック有無は書類種類で設定できますので、目的別に書類種類を作成します。
※利用許可設定等、その他の設定については「帳簿書類管理の機能強化について」をご参照ください - 権限設定
上長ユーザーに所属配下の証憑の検索をさせる場合などは、帳簿書類管理＞管理＞権限設定を設定します。
権限設定＞グループを設定すると、そのグループに所属するユーザー全員がその権限を持つことになります。一覧
上長：メイングループ配下の帳簿書類が閲覧可能です。
全社：全社の帳簿書類を閲覧可能です
アラート一覧
利用：アラート一覧画面が利用できます
経理：自身の帳簿書類以外の申請書添付時のアラートが閲覧可能となります
※一覧の全社権限がある方のみ使用可能
※各権限詳細は「マニュアル」をご参照ください。 - 制限・アラート設定
画像を拡大する
申請書添付前に各種入力の必須制限をしたり、申請書に添付されている帳簿書類データのチェックを行い承認時にアラート表示することが可能です。
これにより、承認時の確認作業の負担を軽減できます。
※各項目の詳細については「マニュアル」をご参照ください。 - 帳簿書類情報の登録
標準で用意されている項目以外に登録したい項目があれば、新たに設定可能です。
追加した項目は、詳細画面に表示されるようになります。 - 保存年数の設定
帳簿書類管理＞管理＞基本設定で保存年数を設定します。
設定する事で保存年数を超過した証憑はアラートメッセージが表示されるようになります。※最大15年まで設定できます。
※保存年数を経過しても、証憑削除は行われません- 法人⇒法人税法の規定により、その事業年度の確定申告書の提出期限翌日から7年間の保存義務が生じます（事業年度終了の日から起算すると7年間2ヵ月。ただし、申告制限を1ヵ月延長している場合は7年間3ヵ月）。 また、青色申告法人が繰越欠損金を保有し、繰越欠損金の控除を利用する場合、欠損金の控除をする事業年度に係る帳簿書類等を繰越欠損金の繰越期間である10年間保存しなければなりません。
- 個人事業主⇒所得税法の規定により、原則5年間の保存義務が生じ、また、青色申告者の現金預金取引等関係書類（領収書等）については7年間の保存義務が生じます。
- 摘要の設定
会計運用設定＞仕訳設定＞仕訳設定で、摘要に「書類整理番号」を追加します - 証憑出力の設定
仕訳データに証憑のURLを出力したい場合は、会計運用設定＞仕訳管理＞仕訳設定の「証憑出力」にて、「帳簿書類」を選択します
※支払申請の場合は、会計運用設定＞債権債務設定＞の基本設定の証憑出力 - 仕訳の設定
「8」を設定した場合は、会計運用設定＞仕訳設定＞出力パターン設定で、出力項目に「証憑」を追加します
※債務伝票をお使いの場合は、会計運用設定＞債権債務設定＞債務出力パターン設定で、「証憑1～5」を追加
- 電子証憑をアップロード(新規登録)します。
アップロード(新規登録)時に電子証憑がサーバーに保存されます。解像度等の情報も合わせて保存されます。
画像を拡大する - 帳簿書類情報の登録や（タイムスタンプの契約をされている場合）必要に応じてタイムスタンプを付与をします。
代理取込をした場合は、この時「受領者」を変更します。また、画像に不備がある場合は、このタイミングで 改訂してください。
- 「2」で登録した証憑を添付して経費精算や支払申請を申請します
画像を拡大する
帳簿書類管理で入力されている日付や金額が申請明細に反映します
画像を拡大する
また、帳簿書類管理に文書番号や仕訳№等（申請決裁後に反映）が紐づく事で、検索条件として利用できるようになります。 - （管理者）会計管理＞仕訳管理で仕訳に証憑が紐づいていることを確認できます。
また、運用にかかわる設定「8」「9」を設定されている場合は、仕訳データを出力すると、証憑へのリンクとなるURLが出力されます。
- 証憑の詳細を開き、画面右上の「改訂」を選択します
- 差し替えするファイルを選択、改訂理由を入力し、実行します
- 実行後、ファイルが差し替えられます。
差し替え前のファイルは「版」を切り替える事で確認可能です。
- 証憑の詳細を開き、画面右上の「削除」を選択します
- 削除理由を入力し、実行します
- ステータスが「削除」となり、削除した証憑は申請への添付等の使用ができなくなります。
※データとしては削除されません。削除後も過去版も含め、詳細画面から情報の閲覧・画像データのダウンロードは可能です
アマノ株式会社が提供するタイムスタンプ(アマノタイムスタンプサービス3161 Type-T)を利用して画像登録(アップロード)された電子証憑にタイムスタンプを付与します。
タイムスタンプ情報
タイムスタンプ時刻、有効期限、付与実施者などのタイムスタンプ情報を画面からの確認やCSV出力が可能です。
タイムスタンプ一括検証
電子証憑が改ざんされていないか、有効期限切れはないか等をタイムスタンプの一括検証で確認することが可能です。
検証結果は画面からの確認やCSV出力が可能です。
書類一覧の表示
①タイムスタンプを付与すると、ファイル名にタイムスタンプマークが表示されます
②タイムスタンプを付与すると、ステータスが「タイムスタンプ付与済」となります
③タイムスタンプ付与者が表示されます
④タイムスタンプの有効期限が表示されます
⑤タイムスタンプ一括検証の検証結果が表示されます
ご契約いただいているアプリ、オプションによっては画面表示が異なる場合がございます
会計ソフトへの証憑の連携について
当製品から会計ソフトに連携できるのは証憑への「リンク(URL)」です。ファイル自体を会計ソフトへ連携する機能は備わっておりませんのでご留意ください。
運用について
本記事は、法律的またはその他のアドバイスの提供を目的としたものではありません。当社は本サイトの記載内容の正確性、妥当性の確保に努めておりますが、ご利用にあたっては、個別の事情を適宜専門家にご相談していただくなど、ご自身の判断でご利用ください。
関連する記事
帳簿書類管理について
帳簿書類管理の機能強化について
帳簿書類管理の複数明細対応について
AI-OCR機能について
【Manageユーザー様限定】電子帳簿保存法の電子取引対応方法