Scroll
フォローする

【OZO】導入スケジュールの策定について教えてください

更新日
導入スケジュール策定は以下の流れで進みます

 ●目標稼働時期の設定 
    ↓
 ●環境構築スケジュールの策定
    ↓
 ●機能把握および設定スケジュールの策定
    ↓
 ●運用ルール策定スケジュールの策定 
    ↓
 ●社内教育スケジュールの策定
    ↓
 ●稼働スケジュールの策定
    ↓
 ●全体スケジュールの策定
 

目標稼働時期の設定

 まずは、目標とする稼働時期を設定します。
 「稼働」とは、OZOを利用する社員がOZOの操作方法や運用ルールについて一通りの
 習得が完了し、運用が開始できる状況を指します。
 OZOをスムーズに導入し稼働させるためには、
 財務会計システムや給与計算システムなどの業務システムの導入と比較して、より多くの時間が必要となります。
 業務システムのように特定の担当者だけが利用するものであれば、
 担当者間で調整して運用ルールを策定すれば稼働を開始することができます。
 しかし、多くの一般社員が利用することになるOZOの場合は、
 運用ルール策定・社内教育・稼働後の現行業務フローとの並行運用といった
 各プロセスを実施する毎に関係各位との調整が必要となり、時間がかかります。
 以下の目標稼働時期の目安を参考に、無理のない目標をたてることが、導入成功への第一歩です。
 

お勧め想定する前提条件稼働時期の目安
  【ご担当者の負荷】期間中はOZO導入業務のみを専任で行います。 事前準備:1カ月
+(導入製品数×0.5カ月)
+仮稼働:2カ月
【社員のパソコン習熟度】社員は日常的にグループウェアなどのWEBシステムを利用しています。
【運用マニュアル】簡易的な手順書をご担当者にて作成します。
【社員教育】ご担当者による社員説明会は行わず、運用マニュアルの配布にて対応します。
【ご担当者の負荷】主業務を行いながらOZO導入業務を兼務で進めます。 事前準備:1カ月
+(導入製品数×1カ月)
+仮稼働:2カ月
【社員のパソコン習熟度】社員は日常的にメールを利用しており、インターネットも利用できます。
【運用マニュアル】画面コピー付きの操作手順書をご担当者にて作成します。
【社員教育】各拠点からの代表者を本社に集めて説明会を行う。各代表者は自拠点のメンバーに対して説明を行います。
  【ご担当者の負荷】主業務を行いながらOZO導入業務を兼務で進めます。 事前準備:1カ月
+(導入製品数×1.5カ月)
+仮稼働:2カ月
【社員のパソコン習熟度】社員は業務でパソコンを利用しますが、メールやインターネットなどはあまり利用しません。
【運用マニュアル】画面コピー付きの操作手順書をご担当者にて作成します。
【社員教育】ご担当者が各拠点をまわり、運用マニュアルをベースとした社員説明会を行います。


   

環境構築スケジュールの策定

■環境構築を販売代理店に依頼する場合

 販売代理店と相談しながらスケジュールを策定してください。スケジュールの目安を下記を参考にしてください。

■環境構築を自社で行う場合

 サーバ機器の手配を済ませ、機器の納品予定日が決まりましたら、
 OZO環境を構築するスケジュールを策定します。機器の納品は輸送状況などにより
 遅延することもありますので、納品予定日から1週間程度の余裕をとった日からスケジュールを引くことをお勧めします。
 また、セットアップ作業を行う期間についても、複数の業者と作業日の調整を行うことや、
 セットアップ時に予期せぬトラブルが発生したとしても立て直せるだけの期間を考慮して、
 れぞれ1週間程度の余裕をとっておくと安心です。
 

注意点
環境構築は、どこのお客様でも遅延する傾向にあります。余裕をもったスケジュールの策定をお勧めします。

 

機能把握および設定スケジュールの策定

 環境構築のスケジュールが決まりましたら、
 次はOZOの操作方法を習得しマスタの設定を行う期間のスケジュールを策定します。
 OZOには様々な機能があります。その機能ごとに役割や操作方法を正しく把握したうえで、
 必要な設定をひとつずつ行っていく必要があるのですが、
 全ての機能の操作方法を一度に把握し設定をまとめて行うことはとても難しく、効率的でもありません。
 そのため、関連性のある機能ごとにグルーピングしてブロック分けをし、
 そのブロック単位ごとに操作方法の習得⇒マスタ設定と進めていく方法がお勧めです。
 いくつかのブロックに小分けすることでスケジュールが立てやすくなり、
 進捗状況も把握しやすくなるので、少しでも遅延の傾向が出てきた時点で
 早めの対策をとることができるようになります。

■スケジュールの一例



■ブロック分けの一例
 

ブロック必要期間対象となる機能
OZO基本設定 1~2週間程度 OZOを利用するために必要となる基本設定
・ユーザー作成/グループ作成
・アクセス権設定
・セキュリティ設定
ワークフロー 1~3週間程度 ワークフローを利用するために必要となる設定
・承認者の設定
・承認ルートの設定・・・等
ワークフローの利用方法
・申請/承認/却下/回覧・・・等
勤怠管理 2~4週間程度 勤怠管理を利用するために必要となる設定
・就業規則の設定
・休日情報の設定・・・等
勤怠管理の利用方法
・勤務表の登録
・休暇の申請
・給与システムへの勤怠データの受渡し・・・等
経費管理 2~4週間程度 経費管理を利用するために必要となる設定
・経費精算に利用する勘定科目の設定
・清算金の振込先口座情報の設定・・・等
経費管理の利用方法
・経費精算の申請
・清算金支払の締登録
・会計システムへの仕訳データの受渡し・・・等
グループウェア 1~2週間程度 グループウェア機能を利用するために必要となる設定
・スケジューラの設定
・掲示板の設定・・・等
グループウェア機能の利用方法
・スケジューラの利用方法
・掲示板の設定・・・等

 

注意点
ブロック分けをしないお客様の場合、遅延に気づくのが遅れるため対策が後手となり、進捗が遅れる傾向があります。

運用ルール策定スケジュールの策定

  機能把握および設定スケジュールが決まりましたら、運用ルール策定を行うスケジュールを策定します。
 「運用ルール策定」とは、前プロセスの「機能把握および設定」にてOZOでできる事を把握したうえで、
 現行の業務フローと照らし合わしながら、OZOを利用した新しい業務フローを決めていくことです。
 運用ルールが決まりましたら、その運用ルールを利用者に通達するための運用マニュアルを作成します。
 運用マニュアルは、自社の社員のPC習熟度に合わせて、内容を調整します。
 

注意点
前プロセスの「機能把握および設定」が十分でない場合、運用ルールの策定が遅れる傾向にあります。

 

■OZO運用ルール策定期間の目安
 

現在の業務フロー整備状況OZO運用ルール策定期間の目安
標準業務フローが定義されており、業務マニュアル書類も整備されている 2週間程度
標準業務フローが定義されているが、業務マニュアル書類は整備されていない 4週間程度
標準業務フローが定義されておらず、個人の経験にて業務を行っている 8週間程度


■OZO運用マニュアル策定期間の目安

お勧め成果物想定する利用者のパソコン習熟度作成期間の目安
  文字のみの運用マニュアル 社員は日常的にグループウェアなどのWEBシステムを利用しています。 1週間程度
主要な画面のみキャプチャを貼った、運用マニュアル 社員は日常的にメールを利用しており、インターネットも利用できます。 2週間程度
  ほとんどの画面のキャプチャを貼ってあり、図形やイラストも多く使った運用マニュアル 社員は業務でパソコンを利用しますが、メールやインターネットなどはあまり利用していません。 4週間程度

 

社内教育スケジュールの策定

 運用ルール策定スケジュールが決まりましたら、社内教育を行うスケジュールを策定します。
 「社内教育」とは、前プロセスの「運用スケジュール策定」によって担当者が決めたOZOの運用ルールを、
 OZOを実際に利用する一般社員にも通達し、OZOの利用を開始できるような状態にすることです。
 社内教育に必要な期間は、社内教育の方法や拠点数によって変わります。
 ご担当者の負荷状況や自社の社員のPC習熟度に合わせて、自社にあった社内教育の方法を決定します。

■社内教育プランの一例と期間の目安
 

お勧め社内教育プランご担当者の負荷想定する社員のパソコン習熟度
  ご担当者による説明会は行わず、運用マニュアルの配布にて対応する。
利用者は運用マニュアルを読んで、運用ルールを理解する。
中~高

各拠点からの選抜した代表者を本社に集めて運用マニュアルをベースにした説明会を行う。
各代表者は自拠点に戻った後、自分が管轄するメンバーに対して運用ルールの説明を行う。

低~高
  ご担当者が各拠点をまわり、運用マニュアルをベースにした社員説明会を行う。

 

注意点
全社員を集めての説明会は、準備工数が非常にかかるにも関わらず、
参加社員一人一人の当事者意識が希薄になり習得効果が低くなるためお勧めできません。

稼働スケジュールの策定

 社内教育スケジュールが決まりましたら、稼働を行うスケジュールを策定します。
 スムーズな稼働を成功させる為には、充分な仮稼働期間を設定し、実行することが重要となります。
 「仮稼働」とは、新しく策定した運用ルールで問題なく業務を行えるかを確認するために、
 一部利用者にて実際にOZOを利用した稼働テストを行うことを指します。
 仮稼働期間中、対象利用者は今まで通りの業務フローとOZOを利用した新しい業務フローを並行して行います。
 仮稼働を行うことで、運用ルール策定時には分からなかった運用上の問題点をあぶり出すことができ、
 それを修正していくことで運用ルールの精度を上げていくことができます。
 仮稼働を行う期間および対象とする利用者範囲を大きくするほど、全社稼働時に新たなトラブルが発生するリスクを下げることができます。
 OZOは業務システムと違い、様々な一般社員が利用するため、事前に想定できないトラブルが必ず発生します。
 運用ルールに問題がないと思えても、必ず仮稼働を行うようにしましょう。
 

注意点
仮稼働期間は余裕をもって設定しましょう。仮稼働が充分でないと、多くの場合、本稼働時にトラブルとなります。

■仮稼働プランの一例と期間の目安
 

お勧め仮稼働プラン本稼働後のリスク仮稼働期間の目安
  仮稼働を行わない 特大 なし
  1つの特定部門にて2週間、現行の業務フローとOZOを利用した新しい業務フローの並行運用を行う 2週間程度
  2~3つの特定部門にて1か月間、現行の業務フローとOZOを利用した新しい業務フローの並行運用を行う 1か月程度
2~3つの特定部門にて1か月間、現行の業務フローとOZOを利用した新しい業務フローの並行運用を行った後、全社にて1か月間の並行運用を行う 2か月程度

 

全体スケジュールの策定

 仮稼働スケジュールが決まりましたら、全体スケジュールを策定します。
 今までプロセス毎に個別で策定してきたスケジュールを一つに合わせた後、目標稼働時期を考慮して調整を行い、全体スケジュールとします。
 全体スケジュールはEXCELで作成し、印刷したものを手元に置いておくと、進捗確認がしやすく便利です。

■導入スケジュールの一例

 

 

この記事は役に立ちましたか?
0人中0人がこの記事が役に立ったと言っています
他にご質問がございましたら、リクエストを送信してください
Powered by Zendesk