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【OZO】仮稼働・稼働の流れについて教えてください

更新日
稼働は以下の流れで進めていきます。

 ●スケジュールの見直し
    ↓
 ●仮稼働
    ↓
 ●本稼働
 

スケジュールの見直し

 「導入スケジュールの策定」にて策定したスケジュール通りに進んでいるかどうかの確認を行います。
 前工程が予定よりも遅れた場合は、その遅れをスケジュールに反映して修正し、見直しを行います。
 

仮稼働

 社内教育が完了したら、仮稼働を行います。
 スムーズな稼働を成功させる為には、充分な仮稼働期間を設定し、実行することが重要となります。
 「仮稼働」とは、新しく策定した運用ルールで問題なく業務を行えるかを確認するために、
 一部利用者にて実際にOZOを利用した稼働テストを行うことを指します。
 仮稼働期間中、対象利用者は今まで通りの業務フローとOZOを利用した新しい業務フローを並行して行います。
 仮稼働を行うことで、運用ルール策定時には分からなかった運用上の問題点をあぶり出すことができ、
 それを修正していくことで運用ルールの精度を上げていくことができます。

■仮稼働の流れ

 1. 仮稼働プランの決定

 仮稼働の対象とする部門および並行運用を行う期間を設定します。
 対象部門には、社内で標準的な業務をおこなっている部門と、少し特殊な業務を行っている部門を選ぶと、
 幅広く問題点を発見することができます。
 仮稼働期間は、一か月以上とることをお勧めします。
 一般的に、業務が一巡するには一か月程度必要とするため、一か月を切る仮稼働では
 新しい運用ルールの問題点を発見できないまま全社稼働を迎える危険性があります。
 全社稼働が成功するかどうかは仮稼働の範囲をどう設定するかによって決まります。
 仮稼働を行う期間および対象とする利用者範囲を大きくするほど、
 全社稼働時に新たなトラブルが発生するリスクを下げることができます。

●仮稼働プランの一例と期間の目安
 

お勧め仮稼働プラン本稼働後のリスク仮稼働期間の目安
  仮稼働を行わない 特大 なし
  1つの特定部門にて2週間、現行の業務フローとOZOを利用した新しい業務フローの並行運用を行う 2週間程度
  2~3つの特定部門にて1か月間、現行の業務フローとOZOを利用した新しい業務フローの並行運用を行う 1か月程度
2~3つの特定部門にて1か月間、現行の業務フローとOZOを利用した新しい業務フローの並行運用を行った後、全社にて1か月間の並行運用を行う 2か月程度
注意点
仮稼働期間は余裕をもって設定しましょう。仮稼働が充分でないと、多くの場合、本稼働時にトラブルとなります。

 2. 仮稼働

 1で決定した仮稼働プランにそって、対象利用者は今まで通りの業務フローとOZOを利用した新しい業務フローを並行して行います。
 仮稼働中に問題が発生した場合は、随時運用ルールの見直しを行い、運用マニュアルに修正を反映していきます。

 ●仮稼働時にチェックするポイントの一例

確認内容
全て拠点からOZOを利用することができるか、動作速度に問題はないか?
OZOを動作環境外のパソコンやブラウザで利用している利用者はいないか?
利用者はOZOの運用ルールを正しく理解できているか?
利用者の氏名、所属、役職等のマスタ情報が正しく設定されているか?
ワークフローの承認経路が正しく設定されているか?
集計値・計算値などが現行業務フローで算出したものと同じ結果になっているか?
新しい業務フローから漏れていた業務はないか?
利用者にとって極端に負荷がかかる業務フローになっていないか?

 3. 仮稼働期間の見直し

 1で決定した仮稼働プランにそった仮稼働を終えた結果、当初の予定通りに本稼働へ移行すべきか、
 もうしばらく期間を延長して仮稼働を続けるべきかの判断を行います。
 仮稼働期間中に多くの問題が発生し、常に運用ルールの見直しを行っていたような状況であれば、
 もう一か月ほど仮稼働期間を延長することをお勧めします。
 

稼働

 仮稼働を行い、新しい運用ルール・業務フローが概ね問題なく流れることが確認できましたら、全社での本稼働へと移行します。
 本稼働を開始すると利用者の範囲が広がるため、運用に対するいろいろな意見が寄せられるようになります。
 そのような意見を取捨選択しながら、よりよい運用となるよう、常に運用ルールの見直しを行っていきます。

 

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