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【OZO】運用ルール策定の流れについて教えてください

更新日
運用ルール策定は以下の流れで進めていきます。

 ●スケジュールの見直し
    ↓
 ●運用ルール策定
    ↓
 ●運用マニュアル作成

スケジュールの見直し

 「導入スケジュールの策定」にて策定したスケジュール通りに進んでいるかどうかの確認を行います。 前工程が予定よりも遅れた場合は、その遅れをスケジュールに反映して修正し、見直しを行います。

運用ルール策定

下記の流れにそって、運用ルールの策定を行います。

 ■運用ルール策定の流れ

 1. 現行業務フローの洗い出し

 OZOの導入により業務の進め方が変わると思われる業務について、現行の業務フローの洗い出しを行います。
 洗い出した現行の業務フローをフロー図などに可視化しておくことで、運用ルール策定時の漏れを防げるとともに、
 OZOの導入により業務フローがどのように変わるかが分かりやすくなり、社内教育が進めやすくなります。

 2. OZOで代替できる業務の運用の置き換え

 1で洗い出しを行った現行の業務フローをもとにしながら、OZOを利用した場合どのような運用方法になるのかを
 イメージしながら、置き換えた業務フローを作成していきます。社内の一般利用者は、パソコンが得意な方もいれば、
 苦手な方もいて様々ですので、もっとも一般的な利用者レベルを想定して運用方法を考えることをお勧めします。
 OZOを利用しての運用が難しそうな業務については、抜き出して控えておきます。

 3. OZOで代替できない業務の運用方法の検討

 2でOZOで代替できなかった業務について、どのような運用方法とするかを検討します。
 現行の運用方法をそのまま残すことができる場合はそれが良いのですが、
 そうでない場合は新たな運用方法を検討する必要があります。
 紙を利用した運用や、他ソフトウェア(EXCEL等)を利用した運用など、選択肢を広げて考えます。
 2同様、一般利用者をイメージしながら無理のない運用方法とする必要があります。

 4. 新しい業務フローについてキーマンに事前に合意を得る

 OZOを利用した新しい業務フローの策定が完了したら、各部門の管理者など社内で影響力の強いキーマンに対して事前に説明し、
 合意形成を得ておきます。一般的に、現行の業務フローを変える際には社内から様々な意見や抵抗があることが多いです。
 事前にキーマンに説明をしておくことで、担当者だけでは気づかなかった問題を明らかにすることができ、
 稼働してから問題となるリスクを減らすことができます。

運用マニュアル作成

 下記の流れにそって、運用マニュアルの作成を行います。

 ■運用マニュアル作成の流れ

 1. 成果物の決定

 運用ルールの策定が完了したら、それを可視化した一般利用者向けの運用マニュアルを作成します。
 OZOの製品マニュアルは導入担当者向けに全機能の操作マニュアルですので、
 そのまま一般利用者に配布するには適していません。
 前工程で策定した運用ルールに基づいて、利用する機能だけを抜粋し、
 運用時の注意点等を追記した御社用の運用マニュアルを作成する必要があります。
 運用マニュアルの成果物をどのような形にするかは、
 もっとも一般的な利用者レベルを想定して決定します。

 ●運用マニュアル成果物の一例

お勧め成果物想定する利用者のパソコン習熟度
  文字のみの運用マニュアル 社員は日常的にグループウェアなどのWEBシステムを利用しています。
主要な画面のみキャプチャを貼った、運用マニュアル 社員は日常的にメールを利用しており、インターネットも利用できます。
  ほとんどの画面のキャプチャを貼ってあり、図形やイラストも多く使った運用マニュアル 社員は業務でパソコンを利用しますが、メールやインターネットなどはあまり利用していません。

 2. 運用マニュアルの作成

 1で決定した成果物を作成します。
 マニュアルファイルの作成には、WordやPowerPointの利用が一般的です。
 画面キャプチャをとることができるソフトはフリーソフトをはじめ様々なものがあります。
 色々試されて使いやすいものをご利用ください。

 

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